Documentation officielle

Guide utilisateur Flowteck

Apprenez à maîtriser chaque application de la suite Flowteck. Des tutoriels pas à pas, des astuces et une FAQ complète pour managers, clients et techniciens terrain.

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Client
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Mobile
Guide complet

Flowteck Manager

La plateforme centrale de gestion et de pilotage des opérations

Flowteck Manager est l'application web dédiée aux responsables et gestionnaires d'opérations. Elle permet de configurer l'ensemble des référentiels, créer et gérer les dossiers d'opération, planifier les interventions, piloter les équipes terrain en temps réel et analyser les performances.

Conseil : Avant de commencer, configurez vos référentiels (sites, agents, clients, équipes) dans la section Référentiels du menu. Ces données seront utilisées dans toutes les opérations.

Découverte de l'interface

Comprendre la structure visuelle de Flowteck Manager

Structure principale

Barre de navigation supérieure
Logo, recherche globale, notifications, accès rapide à votre profil et déconnexion.
Barre latérale gauche
Navigation principale avec les modules : Tableau de bord, Traitements, Pilotage, Référentiels, Administration.
Zone de contenu principale
Affiche les tableaux, formulaires, graphiques et toutes les données du module actif.
Fil d'Ariane
Indique votre position dans l'application (ex: Traitements › Plannings › Détail).

Réduire/développer la barre latérale

1
Cliquez sur la flèche « ‹ »
En bas de la barre latérale, un bouton permet de la réduire pour gagner de l'espace sur les petits écrans.
2
Mode icônes uniquement
En mode réduit, seules les icônes s'affichent. Survolez une icône pour voir son label.
3
Cliquez sur « › » pour développer
La barre retrouve sa largeur normale avec les labels de navigation.

Tous les modules disponibles

Module Description Fonctions principales
Tableau de bord Vue d'ensemble de toutes vos opérations Statistiques, activité, alertes, derniers événements
Dossiers Portefeuilles d'opérations organisés Créer, lister, détailler, fermer des dossiers
Plannings Planification et calendrier des interventions Créer plannings, générer passages, assigner agents
Tickets Gestion des tickets d'intervention Créer, assigner, suivre, valider, clôturer tickets
Pilotage Suivi en temps réel des opérations Carte live, activités équipes, contrôles critiques
Rapports Rapports d'activité et performances Générer, exporter PDF, KPIs, évaluations
Référentiels Données de base de la solution Agents, équipes, clients, sites, formulaires
Administration Paramètres et gestion des accès Utilisateurs, profils, permissions, paramètres

Créer et gérer un planning

Planifiez vos opérations et assignez vos équipes

1
Accéder aux plannings
Dans la barre latérale, cliquez sur Traitements › Plannings. Vous voyez la liste de tous les plannings existants.
2
Créer un nouveau planning
Cliquez sur le bouton + Nouveau planning en haut à droite. Renseignez le nom, la période, le client, les sites concernés et le type d'opération.
3
Configurer les passages
Dans le détail du planning, section Passages, configurez la fréquence (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle) et cliquez sur Générer les passages pour créer automatiquement toutes les occurrences.
4
Assigner les équipes
Depuis l'onglet Affectation, sélectionnez l'équipe et les agents responsables du planning. Vous pouvez affecter différentes équipes à différents passages.
5
Affecter les ressources
Dans l'onglet Ressources, ajoutez les produits et équipements nécessaires à l'exécution des opérations planifiées.
6
Envoyer le planning
Une fois configuré, cliquez sur Envoyer. Le planning sera transmis aux agents mobiles assignés qui le verront dans leur application Flowteck Mobile.
Vue calendrier : Cliquez sur l'icône calendrier en haut de la liste pour basculer en vue calendrier mensuelle. Vous pouvez y glisser-déposer les passages pour les reprogrammer.

Tickets d'intervention

Gérez les interventions ponctuelles et les demandes

Créer un ticket

1
Menu Traitements › Tickets
Accédez à la liste des tickets et cliquez sur + Nouveau ticket.
2
Renseigner les informations
Titre, description, type d'intervention, priorité, client et site concerné.
3
Assigner un agent ou une équipe
Sélectionnez l'agent ou l'équipe responsable. Ils seront notifiés sur leur app mobile.
4
Suivre l'avancement
Le ticket passe par les statuts : Ouvert → En cours → En validation → Clôturé.

Statuts des tickets

Nouveau
Ticket créé, non assigné
En attente
Assigné, pas encore démarré
En cours
Agent en intervention active
En validation
En attente de validation client
Clôturé
Intervention terminée et validée

Pilotage en temps réel

Supervisez vos opérations et équipes en direct

Le module Pilotage est le cœur opérationnel de Flowteck Manager. Il vous donne une vision en temps réel de tout ce qui se passe sur le terrain.

Carte des opérations
Visualisez toutes vos opérations actives sur une carte géographique avec position des agents et sites.
Activité des équipes
Suivez en direct les activités de chaque équipe et agent terrain, leur avancement et leur position.
Contrôles critiques
Tableau des points de contrôle critiques nécessitant une attention immédiate ou une intervention.
KPIs & performances
Indicateurs clés en temps réel : taux de réalisation, délais, productivité par équipe.

Rapports d'activité

Générez et exportez des rapports complets

1
Menu Pilotage › Rapports d'activités
Accédez à la liste de tous les rapports générés et au formulaire de création.
2
Définir les paramètres
Sélectionnez la période, le client, les sites, les opérations à inclure et le niveau de détail.
3
Générer le rapport
Cliquez sur Générer. Le rapport se crée automatiquement avec graphiques et tableaux.
4
Exporter et partager
Exportez en PDF d'un clic pour impression ou envoi par email au client.
Astuce : Programmez des rapports récurrents (hebdomadaires ou mensuels) pour qu'ils soient générés et envoyés automatiquement à vos clients.

Flowteck Client

Votre portail de suivi et de validation des opérations

Flowteck Client est le portail web dédié aux clients. Il vous permet de suivre en temps réel toutes les opérations réalisées sur vos sites, de valider les exécutions et de soumettre des demandes d'intervention ou réclamations en ligne.

Accès : Votre compte Flowteck Client est créé par votre prestataire (Manager). Vous recevrez vos identifiants de connexion par email avec un lien d'accès à votre espace.

Connexion et premiers pas

Accéder à votre espace client

1
Rendez-vous sur le portail
Accédez à l'URL fournie par votre prestataire (exemple : kontrol-24.com/client).
2
Saisissez vos identifiants
Entrez l'adresse email et le mot de passe reçus par email. Cochez "Se souvenir de moi" pour rester connecté.
3
Changez votre mot de passe
À la première connexion, il vous est demandé de définir un nouveau mot de passe sécurisé.
4
Découvrez votre tableau de bord
Vous arrivez sur votre tableau de bord avec un aperçu de vos sites actifs et des dernières opérations.

Votre tableau de bord

Mes sites
Liste de tous vos sites opérationnels avec statut en temps réel.
À valider
Opérations en attente de votre validation ou avis.
Alertes
Notifications importantes concernant vos opérations.

Valider une opération

Confirmer la réalisation d'interventions sur vos sites

1
Accéder aux validations
Menu Validations › Exécutions d'opérations ou depuis le tableau de bord, section "À valider".
2
Consulter le détail
Cliquez sur une opération pour voir le détail : agents présents, contrôles effectués, photos prises, commentaires.
3
Valider ou contester
Cliquez sur Valider pour confirmer la bonne réalisation, ou sur Contester avec un commentaire explicatif si vous constatez une anomalie.
Important : Les validations ont un délai. Passé ce délai (configurable par votre prestataire), l'opération est automatiquement considérée comme validée.

Soumettre une demande d'intervention

Demander une intervention ponctuelle depuis le portail

1
Menu Exécution › Demandes d'intervention
Accédez au formulaire de demande d'intervention.
2
Remplir le formulaire
Décrivez précisément le problème, le site concerné, le degré d'urgence et joignez des photos si disponibles.
3
Suivre la demande
Votre demande est transmise au Manager qui la transforme en ticket d'intervention. Vous suivez son avancement depuis la liste de vos demandes.

Flowteck Mobile

L'application terrain pour les agents et techniciens

Flowteck Mobile est l'application smartphone dédiée aux agents et techniciens terrain. Elle permet d'exécuter les opérations assignées, de scanner les équipements via QR code, de renseigner les formulaires de contrôle et de transmettre les données en temps réel au Manager.

Android & iOS
Disponible sur Google Play et App Store
Mode hors-ligne
Continuez à travailler sans connexion internet
Synchronisation auto
Données synchronisées dès reconnexion

Installation et connexion

Démarrer avec l'application Flowteck Mobile

1
Téléchargez l'application
Recherchez "Flowteck Mobile" sur le Google Play Store (Android) ou l'App Store (iOS). Installez-la gratuitement.
2
Ouvrez l'application
Au premier lancement, saisissez l'URL du serveur fournie par votre administrateur.
3
Connectez-vous
Entrez votre login et mot de passe agent (fournis par le Manager). Votre profil et vos opérations se chargent automatiquement.
4
Autorisez les permissions
Acceptez les demandes de permission pour la localisation (GPS), la caméra (QR codes et photos) et les notifications push.

Exécuter une opération terrain

Du démarrage à la clôture d'une intervention

1
Voir mes opérations assignées
Depuis l'écran d'accueil, voyez la liste des opérations qui vous sont assignées pour la journée, avec priorité et site.
2
Démarrer l'opération
Tapez sur l'opération puis sur Démarrer. Votre position GPS est enregistrée et le Manager est notifié.
3
Scanner l'équipement (QR Code)
Utilisez l'icône Scanner pour lire le QR code de l'équipement concerné. Les informations de l'équipement s'affichent automatiquement.
4
Remplir les contrôles
Pour chaque point de contrôle, cochez Conforme/Non conforme, ajoutez des observations et des photos si nécessaire.
5
Clôturer l'opération
Une fois tous les contrôles renseignés, tapez Terminer l'opération. Les données sont synchronisées avec le Manager.
Hors ligne : Si vous perdez la connexion internet sur le terrain, continuez à saisir vos données. Elles seront automatiquement synchronisées dès que votre connexion sera rétablie.

Fonctions supplémentaires

Photos & médias
Prenez des photos des équipements, anomalies ou travaux réalisés directement depuis l'app. Elles sont jointes au rapport automatiquement.
Messages terrain
Communiquez avec le Manager directement depuis l'app. Recevez des instructions et envoyez des compte-rendus d'avancement.
Signaler une anomalie
En cas d'anomalie critique, signalez-la immédiatement. Le Manager et le client sont alertés en temps réel.
Navigation GPS
Ouvrez la navigation GPS vers le site d'intervention directement depuis la fiche opération.

Questions fréquentes

Trouvez rapidement une réponse à votre question

Comment ajouter un nouveau client dans Flowteck Manager ?
Allez dans Référentiels › Clients et cliquez sur + Nouveau client. Renseignez les informations du client (nom, contact, adresse) puis créez son compte d'accès au portail dans Administration › Comptes clients. Un email d'invitation lui sera envoyé automatiquement.
Comment un agent reçoit-il ses opérations sur mobile ?
Lorsque vous assignez une équipe ou un agent à un planning ou ticket dans Flowteck Manager, l'opération apparaît automatiquement dans l'application mobile de l'agent (après synchronisation). L'agent reçoit également une notification push.
Comment générer un QR code pour un équipement ?
Dans Référentiels › Points de contrôles, ouvrez la fiche de l'équipement souhaité. En bas de page, cliquez sur Générer QR Code puis sur Imprimer. Collez ensuite le QR code sur l'équipement concerné pour permettre aux agents de le scanner.
L'application mobile fonctionne-t-elle sans connexion internet ?
Oui ! Flowteck Mobile dispose d'un mode hors-ligne. Les opérations assignées sont pré-téléchargées avant de partir sur le terrain. Vous pouvez saisir toutes vos données même sans connexion. Dès que vous retrouvez internet, tout est synchronisé automatiquement.
Comment exporter les rapports d'activité en PDF ?
Depuis Pilotage › Rapports d'activités, ouvrez le rapport souhaité. En haut à droite, cliquez sur l'icône Imprimer / Exporter PDF. Le PDF est généré instantanément avec votre logo et tous les graphiques inclus.
Puis-je personnaliser les formulaires de contrôle ?
Absolument. Dans Référentiels › Formulaires, vous pouvez créer des formulaires personnalisés avec des champs de type texte, liste, case à cocher, note, photo, etc. Associez ensuite ces formulaires aux plannings ou tickets pour qu'ils apparaissent dans l'app mobile des agents.
Comment contester une opération en tant que client ?
Dans Flowteck Client, allez dans Validations › Exécutions d'opérations. Ouvrez l'opération concernée, consultez les détails et cliquez sur Contester. Rédigez votre commentaire expliquant la raison de la contestation. Le Manager sera immédiatement notifié.
Combien d'utilisateurs peut-on créer dans Flowteck Manager ?
Le nombre d'utilisateurs dépend de votre licence. Contactez Neoris Digital pour connaître les limites de votre forfait et étendre votre capacité si nécessaire. Vous pouvez gérer les utilisateurs dans Administration › Utilisateurs.
Comment réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur ?
Un administrateur peut réinitialiser le mot de passe depuis Administration › Utilisateurs, en ouvrant la fiche de l'utilisateur et en cliquant sur Réinitialiser le mot de passe. L'utilisateur recevra un email avec un lien de réinitialisation.
Comment contacter le support Flowteck ?
Depuis n'importe quelle application, accédez à Aide › Supports pour créer un ticket de support. Vous pouvez également écrire directement à contact@neoris-digital.com ou visiter flow-teck.com pour accéder à la base de connaissances en ligne.

Vous n'avez pas trouvé votre réponse ?

Notre équipe de support est disponible pour vous aider. Créez un ticket directement depuis l'application ou contactez-nous par email.

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